Grup de lucruÎn ultimii ani a apărut o nouă modă, moda proiectelor. Toată lumea elaborează proiecte în licee și facultăți, în instituții centrale și locale. Mulți încearcă să proiecteze dar puțini reușesc să pună pe masa beneficiarului proictul așteptat de acesta.

Acest articol reprezintă o resursă de informare și documentare pentru toți cei care doresc să schimbe ceva.

Iniţierea este primul pas, este punctul de plecare a oricărui proiect în realizarea acestuia. Prima activitate din acestă etapă este găsirea şi enunţarea ideii de proiect. Este momentul cel mai important deoarece în cazul în care dacă ideea nu e bună şi nu e fezabilă încă de la începutul proiectului, tot proiectul poate să fie un eşec iar noi să nu ştim din ce cauză.

De aceea este foarte bine să găsiţi problema pe care vreţi să o rezolvaţi prin proiect iar apoi să identificaţi cauzele şi efectele pentru care există această problemă.

După ce aţi găsit problema, cauzele şi efectele puteţi trece la următoarea etapă şi anumite: stabilirea scopului (motivul principal pentru care se realizează proiectul – poate fi chiar pozitivarea problemei), obiectivelor, rezultatelor şi a activităţilor, toate acestea să fie într-o variantă brută adică să nu fie detaliate şi specificate foarte mult deoarece vor fi planificate în pasul 2 al proiectului.

Tot în această etapă se realizează şi analiza cost-beneficiu a proiectului. Nu trebuie ca niciodată proiectul, în starea sa iniţială, să nu fie sustenabil, aceasta fiind o lege a tuturor proiectelor realizate, sau să nu aducă beneficii organizaţiei sau mediului înconjurător.

Ultima fază al acestui pas este alegerea unui coordonator de proiectul şi al restului de echipă care se va ocupa de acum înainte tot proiectul finanţabil. Fiecare om din echipă trebuie să fie specializat pe câte un domeniu şi acesta să fie responsabil de acel domeniu până la sfârşitul proiectului.

Planificarea, a două etapă a realizării unui proiect este planificarea mai în detaliu a acestuia.

Dacă în prima etapă a trebuie să găsim ideea de proiect şi să realizăm o analiză cost-beneficiu să vedem dacă merită sau nu să o  implimentăm, acum a venit momentul ca acea idee şi acele obiective, realizate în linii mari, să le detaliem şi să le spargem în obiective şi mai mici ca mai apoi să realizăm activităţile pentru fiecare obiectiv.

Deci, în primul rând trebuie să planificăm în detaliu obiectivele şi apoi să le spargem în activităţi (fiecare obiectiv trebuie să aibă activităţile lui – încercaţi să nu le suprapuneţi deoarece veţi pierde din vedere unele din ele şi se poate ajunge chiar la neîndeplinirea acestora).

După ce avem toate activităţile, realizăm o fişă gantt în care le trecem pe toate, apoi setăm timpul limită şi responsabilii finali pentru fiecare.

Un alt lucru foarte important din această etapă este realizarea bugetului proiectului. Încercaţi ca bugetul să-l faceţi cât mai realist dar să mai adăugaţi o marjă de eroare din suma finală .

Înainte să treceţi la următoarea etapă, mai reluaţi o dată analiza din prima fază numai că acum analizaţi cu tot cu planificarea realizată în această etapă. Vedeţi dacă balanţa se menţine tot la mijloc.

Implementare şi Control

Am ales să vorbesc despre aceste două etape în acelaşi timp deoarece implementare fără control nu se poate şi nici invers. Tot timpul trebuie să controlăm ce implementăm ca să respectăm tot ce ne-am impus.

Sunt etapele în care se lucrează la proiect, se implementează fiecare activitate din fişa gantt şi se face monitorizarea asupra tuturor.

Este foarte important să se facă şedinţe constante cu toţi membri echipei de proiect în care să se facă review-uri asupra tuturor activităţilor şi obiectivelor proiectului să se ştie clar cine – ce are de făcut şi până când. În cazul în care nu s-au realizat anumite activităţi acum este momentul să se replanifice şi să se acţioneze foarte repede.

Evaluare, ultima etapă a proiectului, momentul în care se finalizează proiectul, se finalizează diseminarea acestuia şi în care trebuie să se evalueze obiectivele acestuia.

În primul rând, este nevoie de o evaluare internă. Trebuie să se ştie dacă acesta a decurs precum a fost planificat, dacă a adus beneficiile organizaţiei după cum s-au planificat şi dacă acesta a fost sustenabil.